Документы для формирования страхового досье

Зачем страховой компании досье клиента

Досье позволяет установить личность клиента и представителя, проверить полномочия, определить бенефициарного собственника, понять цель деловых отношений и оценить соответствие операций заявленному профилю. Одновременно документы используются для андеррайтинга, расчёта премии, оформления полиса и урегулирования страховых случаев.

Страховые организации относятся к субъектам финансового мониторинга и обязаны выполнять требования законодательства о противодействии легализации доходов, финансированию терроризма и распространения оружия массового уничтожения. Надлежащая проверка проводится до уплаты страховой премии и (или) осуществления страховой выплаты в предусмотренных случаях.

Документы физического лица

• удостоверение личности, паспорт или иной допустимый документ;
• ИИН и контактные данные;
• адрес места жительства или пребывания;
• заявление на страхование и анкета клиента;
• сведения об источнике средств — когда это необходимо по уровню риска или характеру операции;
• документы на объект страхования: транспорт, недвижимость, имущество либо подтверждение имущественного интереса;
• медицинские сведения и согласия — для отдельных видов личного страхования;
• банковские реквизиты для возврата премии или страховой выплаты;
• согласие на сбор и обработку персональных данных в требуемом объёме.

Для иностранного гражданина могут потребоваться паспорт, сведения о праве пребывания в Казахстане, налоговый номер, адрес в стране проживания и документы, подтверждающие статус. Все иностранные документы представляются с переводом и легализацией либо апостилем, если это требуется.

Если действует представитель

Страховщик идентифицирует не только клиента, но и его представителя. Обычно запрашиваются документ, удостоверяющий личность представителя, ИИН, доверенность или иной документ о полномочиях. Для законного представителя несовершеннолетнего либо недееспособного лица необходимы подтверждающие статус документы.

Доверенность должна позволять совершить конкретное действие: подать заявление, заключить договор, изменить условия, получить выплату или расторгнуть договор. Истёкший срок, отсутствие необходимых полномочий и несоответствие подписи могут стать причиной отказа в операции до устранения недостатков.

Документы юридического лица

В зависимости от клиента также могут потребоваться устав, лицензии и разрешения, финансовая отчётность, сведения о филиалах, банковские реквизиты, документы на объект страхования, штатное расписание или фонд оплаты труда, списки работников и договоры, подтверждающие имущественный интерес.

Бенефициарный собственник

Бенефициарный собственник — физическое лицо, которое в конечном итоге владеет клиентом либо контролирует его или в интересах которого совершается операция. Недостаточно указать только директора или непосредственного учредителя, если за цепочкой юридических лиц находится другое контролирующее лицо.

Для проверки могут запрашиваться схемы структуры владения, выписки из реестров, учредительные документы участников, сведения об акционерах, трастах и контролирующих лицах. При сложной либо иностранной структуре объём документов обычно увеличивается.

Проверки по финансовому мониторингу

• сверка клиента, представителя и бенефициара с перечнями, установленными законодательством;
• определение принадлежности к публичным должностным лицам и связанным категориям;
• оценка географического, продуктового и клиентского риска;
• установление цели и предполагаемого характера деловых отношений;
• при необходимости — подтверждение источника финансирования операции и происхождения средств;
• постоянный мониторинг деловых отношений и обновление сведений с учётом риска;
• анализ необычных, пороговых и подозрительных операций.

Запрос дополнительных документов не означает обвинение клиента. Он может быть стандартной мерой контроля, особенно при крупной премии, возврате денег третьему лицу, сложной структуре владения, операции с иностранным участием или несоответствии операции известному профилю клиента.

Документы по объекту страхования

Состав страховой части досье зависит от продукта:

• автострахование: свидетельство о регистрации транспорта, сведения о водителях, документы о праве владения;
• страхование имущества: правоустанавливающие документы, технические характеристики, оценка, фотографии и сведения о защите объекта;
• страхование работников: данные работодателя, фонд оплаты труда, список работников и класс профессионального риска;
• медицинское и личное страхование: заявление, декларация здоровья, медицинские документы и согласия в допустимых случаях;
• страхование ответственности: договоры, лицензии, описание деятельности и лимиты ответственности;
• страхование грузов: контракт, инвойс, маршрут, транспортные документы и описание груза.

Требования к качеству документов

Копии должны быть читаемыми, полными и актуальными. Нельзя обрезать номер, дату выдачи, подпись, печать или оборотную сторону документа. Электронные файлы следует передавать в согласованном формате, без пароля и повреждений. Если сведения изменились, клиенту необходимо уведомить страховщика и предоставить обновлённые данные.

Достоверность может проверяться по оригиналам, нотариально удостоверенным копиям, государственным базам и другим доступным источникам. При дистанционном установлении отношений применяются специальные процедуры идентификации, включая электронные средства и биометрическую проверку в предусмотренных случаях.

Срок хранения и защита данных

Документы и сведения, полученные при надлежащей проверке, включая досье и переписку, хранятся не менее пяти лет со дня прекращения деловых отношений, если более длительный срок не установлен применимыми правилами. Доступ к ним должен быть ограничен, а обработка персональных данных — соответствовать законодательству.

Клиенту не следует пересылать удостоверение личности и банковские сведения через случайные мессенджеры или неизвестные адреса. Перед отправкой проверьте официальный домен, полномочия сотрудника и защищённый канал компании.

Архивный документ

В исходной публикации был размещён старый перечень документов по приказу №56. Он сохранён для истории, но перед применением необходимо проверить, действует ли документ и какие нормы пришли ему на замену:

Скачать архив: prikaz-56-perechen-dok-dlya-proverki-klienta-subektami-fin-monioringa.doc [42 Kb] (cкачиваний: 262)

Вывод

Правильно сформированное страховое досье защищает обе стороны: страховщику позволяет оценить риск и выполнить закон, а клиенту — подтвердить права и ускорить оформление договора или выплаты. Запрашивайте персональный перечень, сообщайте достоверные сведения и своевременно обновляйте документы.

Материал носит информационный характер. Точный перечень определяется законодательством, правилами внутреннего контроля страховщика, видом страхования и уровнем риска клиента.